Po dolgoletnem shranjevanju vseh poslovnih papirjev, se jih vedno več kupiči. Zavzemajo prostor, se izgubijo, mogoče jih pa celo nekdo založi. Ob odločitvi digitalizacije arhiviranja pa se lahko znebite takih problemov.
Digitalizacija arhiviranja prinaša veliko dobrih lastnost:
- večja poslovna učinkovitost
- hitrejši dostop do informacij
- pričetek brezpapirnega poslovanja
Več izveste v spodnjem članku. Lepo branje želimo!
Kaj je digitalizacija?
Predno se podamo v vode digitalizacije arhiviranja, potrebujemo prvotno predstaviti dva osnovna pojma:
- digitalizacija
- arhiviranje
V tem poglavju vam bomo predstavili pojem digitalizacija.
Kaj sploh pomeni izraz digitalizacija?
No, digitalizacija je pretvorba analognih (fizičnih podatkov, papirjev, itd.) dokumentov oziroma papirjev in podatkov v digitalno obliko.
Digitalizacija se v podjetjih izvaja vedno več, saj izboljša delovanje in rast podjetja. Pri digitalizaciji je pomembno, da smo natančni, previdni in se je lotimo postopoma. Postopoma se je lotimo zato, da ne pride do večjih napak katerim bi se lahko izognili.
Digitalizacije se lahko lotimo na več različnih načinov in v več različnih smereh. Če imate željo popolnoma digitalizirati vaše poslovanje potem berite naprej, kako si to lahko olajšate in kaj je najboljša pomoč pri digitaliziranju poslovnih procesov.
Pri digitalizaciji pristopijo na pomoč pri podjetju PIA informacijski sistemi in storitve d.o.o.
So eno izmed vodilnih podjetju na področju digitalizacije poslovnih procesov in razvoja informacijskih sistemov.
Z njihovo inovativnostjo in različnimi informacijskimi sistemi, si podjetje neizmerno olajša svoje celotno delovanje. Ne olajša si samo delovanje ampak tudi celoten postopek digitalizacije svojega poslovanja.
Četudi ne veste kje bi začeli s svojo digitalizacijo so vam v podjetju Pia informacijski sistemi in storitve vedno na voljo za pomoč. Skupaj z vami rešijo probleme in podajo svoje strokovno znanje pri planiranju digitaliziranja podjetja.
Kaj je arhiviranje?
Tako po krajšem opisu in svetovanju pridemo do pojma arhiviranje.
Kaj pomeni pojem arhiviranje?
Arhiviranje je dolgoročno shranjevanje dokumentov, ki so pomembni (za poslovanje, dokazilo plačila računa, vsebujejo pomembne informacije, itd.) za nek določen čas, kakor je zapisano v zakonu ali je zapisano v že samem dokumentu.
Arhivira se lahko različne stvari in dokumente:
- pogodbe o zaposlitvi, o sodelovanju, itd.
- potni nalogi
- plačilne liste
- računi /za telefon, izstavljeni računi dobaviteljem, plačani računi izdajateljem računa, itd.)
- pošto (vhodno in izhodno pošto)
- elektronsko pošto
- itd.
Kakor je razvidno lahko veliko različnih stvari shranjujemo. Arhiviranje vseh teh dokumentov lahko postane neznosno.
Na pomoč, pri arhiviranju vseh teh različnih dokumentov, vam stopi informacijski sistem ODOS, ki je pod okriljem podjetja PIA informacijski sistemi in storitve d.o.o.
Informacijski sistem ODOS ima v sebi veliko različnih programov, ki pripomorejo k splošni digitalizaciji podjetja.
Ima pa tudi en določen program, ki vam pripomore pri arhiviranju. Ta modul se imenuje Modul ODOS.VIP. Modul vam omogoča enostavno shranjevanje različnih dokumentov, vodenje evidence nad vsemi dokumenti in omogoča pregled nad svo vhodno in izhodno pošto, ki jo ima podjetje.
Za olajšanje svojega procesa vam priporočamo uporabo informacijskih sistemov, saj vam neizmerno olajša celoten proces arhiviranja vaših dokumentov in pregled nad veliko količino teh različnih papirjev.
V spodnjem in zadnjem poglavju vam bomo pa predstavili zakaj potrebujemo digitalizacijo arhiviranja in zakaj je izpostavljena kakor prvi korak v digitalizaciji poslovanja podjetja.
Digitalizacija arhiviranja – zakaj jo potrebujemo?
Digitalizacija arhiviranja je obravnavana kakor prvi korak v digitalizaciji poslovnih procesov ali kar celotnega digitaliziranja podjetja.
In tako je tudi res. Je en izmed najbolj pomembnih korakov, ki jih je potrebno narediti. Digitalizacija arhiviranja pa je tudi ened izmed najtežjih in časovno največjih zalogajev za impelemntirati.
Zakaj sploh potrebujemo digitalizacijo arhiviranja?
Potrebujemo jo zato ker prinaša veliko prednosti vsem podjetjem. Prednosti digitalizacije arhiviranja so:
- Manj dela
Za delavca se delo zelo poenostavi in posledično ima s papirji manj dela.
- Lažje vodenje evidence
Kot že vemo, je arhiv fizičnih papirjev lahko prava zmeda. Nič se ne ve kje je, prevelika količina papirjev in vodenje celotne evidence povzroča prave glavobole. Z digitalizacijo arhiviranja se to vse olajša. Evidenca je sedaj večinsko vodena vtomatično preko sistemov in se tudi skorajda ne že kar sama izpolnjuje sproti, ko mi vnesemo nove podatke v sistem.
- Vse na dosegu roke
Kadar iščete pomembne dokumente, jih ne najdete. To se je zelo pogosto dogajalo, ko so se vsi poslovni dokumenti shranjevali v fizičnem arhivu. Z digitalizacijo arhiviranja imate pa sedaj vse na dosegu rok. V sistem samo vpišete, kateri dokument potrebujete in ga že imate pri sebi. Tudi, če se slučajno ne spomnete točnega imena dokumenta lahko samo napišete tiste besede, ki se jih spomnete, računalniški sistem vam bo pa vrgel ven dokumente vezane na to. Na tak način potem hitro preletite kateri je dokument, ki ga iščete.
Z digitalizacijo arhiva si omogočite krajši čas iskanja in shranjevanja dokumentov, nič več dolgih ur brskanja, itd. Vse je na dosegu vaših rok.